Política de Privacidade e
Segurança da Informação

1. Identificação do Agente de Tratamento

Esta Política explica como a SafeHire trata dados pessoais e protege a informação nos seus serviços, no site institucional e no relacionamento com clientes. Nela, “titular” é a pessoa a quem os dados se referem. Dados de qualificação:

2. Serviços Abrangidos

A SafeHire presta serviços de verificação de integridade de forma terceirizada (BPO) a órgãos públicos e empresas. Esta Política vale para todos os serviços abaixo:

• CheckPRO — antes da admissão ou do credenciamentoVerificação de históricos e antecedentes em cinco frentes: identidade e dados pessoais (inclusive biometria facial, conferência do CPF e dos documentos de identidade apresentados, como RG e CNH), segurança e compliance (conselhos de classe, NRs, listas restritivas e processos administrativos disciplinares), histórico educacional (diplomas, certificados e instituições no eMEC), histórico jurídico e antecedentes (tribunais, certidões policiais e mandados de prisão) e vínculos e conflitos (histórico trabalhista, participações societárias, conflitos de interesse e mídias negativas). A validação documental pode incluir laudos exigidos pelo cliente.
• Monitor — durante o vínculoReverificação mensal de quem já integra o quadro do cliente: novos processos e mandados, certidões, listas restritivas, mídias negativas e validade das NRs e da CNH apresentada, com relatório mensal.
• AtestaGov — atestados médicosEsteira automatizada que recebe atestados médicos e valida a sua autenticidade documental: verifica o emissor (médico e estabelecimento) em fontes como CFM/CRM, CNES e Receita Federal e detecta padrões documentais e comportamentais associados a fraude. O resultado é um dossiê com classificação por farol e um parecer não vinculante, entregues ao RH ou à medicina do trabalho do cliente, que decide. A SafeHire valida o documento, não o diagnóstico, e não pratica ato médico.

Em todos os serviços, a SafeHire entrega um parecer. A decisão sobre contratar, manter ou aceitar é sempre do cliente.

3. Papéis no Tratamento (Controladora e Operadora)

O papel da SafeHire depende da operação. Controlador é quem decide sobre o tratamento; operador é quem trata os dados em nome do controlador e segue as instruções dele (LGPD, arts. 5º, VI e VII, e 39).

4. Dados Tratados e Origem

Os dados variam conforme o serviço contratado pelo cliente e se limitam ao necessário para a finalidade (princípio da necessidade, art. 6º, III). Eles têm quatro origens:

• Fornecidos pelo cliente: relação de pessoas a verificar e dados de contato (por exemplo, nome, CPF e e-mail).
• Fornecidos pelo titular ou pelo cliente, conforme o serviço: questionário de cadastro, documentos e certidões, imagem para biometria facial e, no AtestaGov, o atestado a ser validado.
• Fontes públicas e oficiais: tribunais, diários oficiais, Receita Federal, conselhos de classe, cadastros oficiais, listas restritivas e mídias. O uso de dados de acesso público respeita a finalidade, a boa-fé e o interesse público que justificaram a sua disponibilização (art. 7º, §§ 3º, 4º e 7º). A SafeHire não altera o teor dos dados emitidos pelos órgãos competentes.
• Bases de dados de fornecedores especializados e ferramentas de busca na internet: usadas na investigação social para localizar e confirmar informações cadastrais, processos e mídias, conforme o escopo contratado.

Alguns desses dados são sensíveis (art. 5º, II): a biometria facial e os dados de saúde que constam em atestados e laudos. Eles são tratados com acesso restrito, pelos critérios da seção 8.2; o cliente pode instruir a eliminação antecipada desses dados.

5. Bases Legais

• • Serviços em que a SafeHire é operadoraA base legal é definida pelo cliente controlador. Conforme o caso: cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II), execução de políticas públicas pela administração (art. 7º, III) ou legítimo interesse na prevenção de fraudes (art. 7º, IX). Para dados sensíveis: prevenção à fraude e segurança do titular em processos de identificação e autenticação, no caso da biometria (art. 11, II, “g”), e cumprimento de obrigação legal ou regulatória ou exercício regular de direitos, no caso de atestados e laudos (art. 11, II, “a” e “d”).
• • Operações em que a SafeHire é controladoraConsentimento de quem envia mensagem pelo formulário do site (art. 7º, I), que pode ser revogado a qualquer momento pelo e-mail do Encarregado; execução de contrato ou procedimentos preliminares a pedido do titular, quando ele é parte (art. 7º, V); legítimo interesse na prospecção e no relacionamento comercial com representantes de clientes e potenciais clientes, e na manutenção de registros mínimos da execução dos serviços (art. 7º, IX); cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II), como as obrigações fiscais e a guarda de registros de acesso; e exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI), quando houver demanda concreta.

6. Diretrizes de Segurança da Informação (INFOSEC)

Para proteger a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados, a SafeHire adota medidas técnicas e administrativas (art. 46, LGPD):

7. Compartilhamento e Transferência Internacional

A SafeHire não comercializa dados pessoais. Pareceres, relatórios e dossiês são de uso restrito e confidencial do cliente contratante.

O compartilhamento com terceiros se limita ao necessário para prestar os serviços:

• Infraestrutura em nuvem: Google Cloud, com servidores nos Estados Unidos, onde ficam a plataforma e os arquivos.
• Inteligência artificial: ferramentas do Google (Gemini) para leitura de documentos e apoio à comparação facial; e ferramentas de IA (Anthropic e Google) no atendimento e na prospecção comercial da SafeHire.
• Investigação: bases de dados de fornecedores especializados e ferramentas de busca na internet.
• Comunicação: e-mail e mensagens (inclusive WhatsApp) para contato e suporte.
• Validação em bases oficiais: Serpro, Senatran e a Gerenciadora de Consentimento e Ciência (GCC) que vier a ser contratada pela SafeHire, quando o acesso estiver autorizado (seção 4).

Esses fornecedores só podem tratar os dados para a finalidade do serviço prestado à SafeHire. Dados também podem ser fornecidos a autoridades quando houver obrigação legal ou ordem judicial.

Transferência internacional: parte desses fornecedores trata dados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. Essas transferências devem observar o art. 33 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024. Informações sobre o mecanismo aplicável a cada fornecedor podem ser pedidas ao Encarregado.

8. Por Quanto Tempo Guardamos os Dados

8.1. A regra geral

A LGPD não fixa um prazo único de guarda. O tempo depende da finalidade de cada tratamento e das normas que se aplicam a cada tipo de dado. O tratamento termina quando a finalidade é alcançada, quando os dados deixam de ser necessários, quando termina o período de tratamento, a pedido do titular nos casos previstos em lei ou por determinação da ANPD (art. 15). Terminado o tratamento, os dados devem ser eliminados. A conservação é admitida nas hipóteses do art. 16, como o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, e, diante de demanda concreta, para o exercício regular de direitos (arts. 7º, VI, e 11, II, “d”), limitada aos dados pertinentes (seção 8.4).

8.2. Dados dos serviços em que a SafeHire é operadora

Nos serviços CheckPRO, Monitor e AtestaGov, quem define por quanto tempo os dados são tratados é o cliente controlador, por instruções documentadas. A SafeHire só pode guardar esses dados para executar o serviço contratado e não os usa para finalidades próprias, exceto os registros mínimos de execução descritos na seção 8.3. Salvo instrução diferente do cliente, os critérios são:

• Durante o contrato: os dados dos candidatos e os pareceres ficam disponíveis ao cliente na plataforma enquanto o contrato estiver vigente e forem necessários à finalidade definida por ele. O cliente pode pedir formalmente a exclusão a qualquer momento, inclusive de um processo já encerrado. A SafeHire deve executar o pedido em todos os sistemas sob seu controle, inclusive caches e bases auxiliares, e confirmar ao cliente quando a exclusão estiver concluída.
• Ao fim do contrato: a SafeHire oferece ao cliente um período para exportar os pareceres, previsto no contrato ou informado por escrito. Terminado esse período, as cópias mantidas pela SafeHire devem ser eliminadas, mesmo sem pedido, ressalvadas as hipóteses legais de conservação (seção 8.4). O fim do contrato não autoriza a SafeHire a continuar tratando esses dados.
• Cópias de segurança: seguem a seção 9.6.
• Monitor: os dados de quem está no quadro ativo são tratados enquanto o cliente mantiver o monitoramento daquela pessoa.
• Pareceres entregues: a cópia exportada pelo cliente fica sob a guarda dele, conforme as suas próprias normas (no caso de órgãos públicos, as normas de gestão de documentos e arquivos).
• Dados sensíveis: a biometria facial e os dados de saúde seguem os mesmos critérios, com acesso restrito; o cliente pode instruir a eliminação antecipada desses dados.

A falta de uma rotina automática não justifica guardar dados por tempo indeterminado. Quando a eliminação depender de providência manual, ela deve ser conduzida pelos responsáveis de cada sistema, sob a coordenação do Encarregado (seção 9.7).

8.3. Dados em que a SafeHire é controladora

• Registros de acesso às aplicações da SafeHire (data, hora e endereço IP de uso do site e da plataforma)A lei exige a guarda por 6 meses, sob sigilo e em ambiente controlado. A lei admite prazo maior apenas por requisição de autoridade ou ordem judicial; a entrega desses registros a terceiros depende de ordem judicial.Fundamento: Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014), art. 15
• Registros de incidentes de segurançaA norma exige a guarda por no mínimo 5 anos, contados da data do registro.Fundamento: Resolução CD/ANPD nº 15/2024, art. 10
• Documentos fiscais e contábeisAté a prescrição dos créditos tributários a que se referem.Fundamento: Código Tributário Nacional, arts. 173, 174 e 195, parágrafo único
• Contratos, propostas e correspondência comercialEnquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência dos atos neles registrados.Fundamento: Código Civil, art. 1.194
• Mensagens enviadas pelo formulário do siteEnquanto durar o atendimento, ou até a revogação do consentimento. Se resultar em contrato, passam à regra dos contratos.Fundamento: consentimento e finalidade do tratamento (LGPD, arts. 7º, I, e 15, I e III)
• Registros mínimos da execução dos serviços (quem pediu, quando, o escopo e o resultado, sem documentos nem o conteúdo das verificações)Pelo tempo necessário à prestação de contas e à defesa em reclamações sobre o serviço, limitado aos prazos de prescrição aplicáveis a cada tipo de pretensão.Fundamento: legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX)
• Dados de colaboradores da SafeHirePelos prazos que as normas trabalhistas, previdenciárias e fiscais fixam para cada tipo de documento.Fundamento: legislação trabalhista, previdenciária e fiscal aplicável

8.4. Quando a guarda pode se estender

Dados que já seriam eliminados podem ser mantidos, apenas na medida do necessário, quando houver: ordem judicial, requisição de autoridade competente, processo judicial, administrativo ou arbitral em curso ou concretamente esperado em que esses dados sejam pertinentes, ou investigação de incidente de segurança. A extensão vale só para os dados ligados ao caso e só pelo tempo que ele durar. A SafeHire não usa a possibilidade de uma futura disputa como justificativa genérica para guardar dados indefinidamente.

9. Como os Dados São Eliminados

9.1. Eliminação, anonimização, bloqueio e pseudonimização

• Eliminação: exclusão do dado ou do conjunto de dados armazenados (art. 5º, XIV).
• Anonimização: o dado perde a possibilidade de ser associado a uma pessoa, considerados os meios técnicos razoáveis disponíveis (art. 5º, XI). Dado anonimizado deixa de ser dado pessoal, salvo se a anonimização puder ser revertida (art. 12).
• Bloqueio: suspensão temporária do tratamento, com o dado guardado (art. 5º, XIII). É usado, por exemplo, enquanto se avalia um pedido ou uma ordem de preservação.
• Pseudonimização: substituir identificadores por códigos, mantendo em separado a informação que permite reidentificar (art. 13, § 4º). Dado pseudonimizado continua sendo dado pessoal e não é tratado como anonimizado.

9.2. Quando começa a eliminação

O procedimento começa quando a finalidade se encerra, quando vence o prazo aplicável da seção 8 (por exemplo, o fim do período de exportação após o término do contrato), quando o cliente controlador dá a instrução ou quando um pedido do titular é atendido.

9.3. Verificação de exceções e ordens de preservação

Antes de eliminar, verifica-se se há alguma das situações da seção 8.4 ou uma obrigação legal de guarda. Se houver, os dados ligados ao caso ficam bloqueados pelo tempo necessário, e os demais seguem para eliminação.

9.4. Pedidos dos titulares e instruções do controlador

Nos serviços em que a SafeHire é operadora, pedidos de eliminação, anonimização ou bloqueio são decididos pelo cliente controlador. Se o pedido chegar à SafeHire, ela o encaminha ao controlador e executa a instrução recebida. Nas operações em que é controladora, a SafeHire decide e responde diretamente (seção 10). Quando dados forem corrigidos, eliminados, anonimizados ou bloqueados, os agentes com quem eles foram compartilhados devem ser informados de maneira imediata para fazer o mesmo, salvo quando isso for comprovadamente impossível ou exigir esforço desproporcional (art. 18, § 6º).

9.5. Onde a eliminação acontece

A eliminação abrange os sistemas da SafeHire, as cópias em arquivos e caixas de e-mail e os fornecedores que trataram os dados, que devem ser instruídos a eliminar. É feita pelos meios disponíveis em cada sistema. A SafeHire não promete irrecuperabilidade absoluta: o compromisso é que o dado eliminado saia dos sistemas em uso e deixe de ser usado.

9.6. Cópias de segurança (backups)

A SafeHire mantém cópias de segurança para recuperação em caso de falha. O servidor da plataforma tem cópias diárias guardadas por 30 dias, e arquivos apagados do armazenamento em nuvem podem ser recuperados por até 7 dias. Por isso, um dado eliminado dos sistemas em uso pode continuar nessas cópias até que elas expirem. As cópias se destinam apenas à recuperação e não devem ser usadas para outra finalidade, nem para trazer de volta dados já eliminados. Se for necessário restaurar uma cópia, as eliminações anteriores devem ser refeitas antes de os dados voltarem ao uso.

9.7. Responsabilidade

Os pedidos de eliminação são coordenados pelo Encarregado (DPO), e a execução cabe aos responsáveis por cada sistema. Concluída a eliminação, quem fez o pedido deve ser informado.